How to migrate from Gmail to Outlook.com

by Volker Weber

Google has decided to drop Exchange ActiveSync from Gmail. Deliberately. Microsoft to the rescue. It's quite simple to migrate to a free Outlook.com account and retain all functionality.

Step one: get a Microsoft account. Write down username (email address) and password.

Step two: get an Outlook.com alias.

Step three: add your old email addresses to Outlook.com

Step four: decide which address shall be the default From address. Notice that this address will also be used from your mobile. Easy with Outlook.com, not so easy with Gmail.

Step five: add your outlook address as a forward-to address to your old account. You will have to confirm this address. Which is easy.

Step five: import your contacts.

Step six: import your calendars.

Done.

You can now setup your mobile. Add an Outlook/Exchange account. Use your credentials from step one. Leave the domain entry empty. Select m.hotmail.com as your Exchange server.

You will now have push mail, calendar, addresses and todos.

Comments

"Notice that this address will also be used from your mobile. Easy with Outlook.com, not so easy with Gmail."

Oh, that's a nice feature. The only way I know to use an alternate address with Gmail from my mobile was to use an IMAP account.

Oliver Regelmann, 2012-12-15 17:18

No, it also used to work with EAS. When you set up the account, you use your real mail address, your Gmail password. When that fails, you point to m.google.com as your server and your Gmail address as login. Finally you have to visit m.google.com/sync/settings and enable the Send As feature. Very complicated with Gmail. And quite easy with Outlook.com.

Volker Weber, 2012-12-15 17:22

Mal ehrlich... ist es das alles wert?
Wo liegt der USP in Windows 8? Warum tut man sich das als OSX/iOS-user an?

Marten Andresen, 2012-12-15 22:23

Hat doch gar nichts mit Windows 8 zu tun?
GMail stellt den kostenfreien Active Sync Support ein also benutzt man einen Anbieter der diesen weiterhin anbietet.

Henning Heinz, 2012-12-15 23:42

I wonder if GMail will continue to forward mails to other systems or cut that feature too sometime in the future.

Felix Binsack, 2012-12-16 07:39

Luckily existing accounts can continue to use active sync, I will not have to reconfigure my mothers iPad....

Felix Binsack, 2012-12-16 08:01

Thanks, done. Now, how do we tell google most effectively that they chased us into Microsoft's arms with this bad move?

Hubert Stettner, 2012-12-16 22:27

Wait, does it surprise anyone in this context that they discontinued Google Apps for free as it was? They are not free any more for new accounts.
I am happy it is still free, and I appreciate it, I just realised that announcement from 1-2 weeks ago, and now this.
Never thought about it - I have a company account I read with Mail for Exchange (Nokia) before and now with just the Exchange settings on my smartphone. I could have Google read (poll) that account and therefore access this then on the outside even without a smartphone? I seem to remember some colleague once saying something about a MAC address lock- up.
Sorry, I really never thought about this. Would this work?

Alexander Koch, 2012-12-17 07:46

Erklär Deine Idee bitte mal auf Deutsch.

Volker Weber, 2012-12-17 07:54

Mein Brötchengeber hat Exchange am Laufen, die internen Server kann ich von aussen nicht erreichen, keine Überraschung. Auf den Smartphones, und nur für die wurde gesagt, gibt es einen Outlookanywhere- Server, das funktioniert auch.
Kann ich eventuell irgendeinen Webservice (Gmail, Outlook) diese Email abholen lassen von diesem für Smartphones ausgelegten Service, so dass ich mir das nervige 10- Minuten- Booten sparen und das 5 Minute-Outlook-Starten ebenso, vom VPN mal ganz zu schweigen.

Ich gehe davon aus, dass dem irgendwo ein Riegel vorgeschoben sein mag, aber eventuell geht das ja. Wenn ja wäre das sehr, sehr viel angenehmer als die aktuellen Lösungen.

Alexander Koch, 2012-12-17 21:43

Wenn Du von GMail Deine Geschäftspost abholen lässt, würde ich Dir ein Personalgespräch aufdrängen. Und Deine Erklärungen verstehe ich immer noch nicht. Was ist ein Outlookanywhere-Server auf einem Smartphone?

Volker Weber, 2012-12-17 21:48

Ich weiß zwar im Prinzip was Outlook Anywhere ist und auch sonst so einiges was Exchange angeht, verstanden habe ich aber auch nix. OutlookAnywhere ist, ganz einfach gesagt, das Tunneln von RPC über Http(s). Heißt das jetzt, das eure Exchanger Server von Außen über HTTP(S) erreichbar sind? Geht denn z.B. OutlookWebAcces? Falls ja, dann geht im Prinzip auch Active Sync sofern man dafür freigeschaltet ist.

Das mit dem Abholen von FirmenMails über einen Freemailer halte ich auch für eine gaaaaaanz schlechte Idee selbst wenn das irgendwie gehen sollte. Nicht umsonst ist sogar standardmässig das Weiterleiten von Mails zu einer externen Adresse bei Exchange abgeknipst.

Roland Dressler, 2012-12-18 09:47

Firmen- Emails werden angeboten via Exchange (Active Sync, vermute ich mal), geht auf iphone/ Android/ Symbian etc. Server dafür ist outlookanywhere.employer.com bei mir. Nun überlegte ich, ob was Du im Artikel beschreibst, nicht auch impliziert, dass Gmail oder Outlook.com via EAS diesen Server abfragen kann (könnte). Ein Smartphone baut ja auch nur eine IP- Verbindung auf.

OWA geht, aber nur via VPN. Und ich weiss, ist verwegen und schlecht.

Alexander Koch, 2012-12-18 13:59

Könnt ihr denn jedes Smartphone über den o.g. Server syncen lassen? Oder muss das Gerät erstmal im Unternehmen "bekannt" gemacht werden (MobileDeviceManagement)?

OutlookAnywhere geht im Übrigen auch auf jeden modernen (ab 2007 glaube ich) OutlookClient. In der Regel wird das aber nicht nach Außen scharf geschaltet, kann doch sonst jeder ungesicherte PC Firmen-Mails abrufen und speichern.

Outlook.com bzw. Gmail könnte zwar rein theoretisch ActiveSyncClient spielen, tun sie aber (meines Wissens nach) nicht. In dem hier erwähnten Kontext sind diese Dienste nämlich die Serverkomponente d.h. Google ja bald leider nicht mehr.

ActiveSync ist im Übrigen im Prinzip auch nur eine spezielle HTTP(S) Verbindung.

Roland Dressler, 2012-12-18 15:29

Alexander, der Mail-Client für Windows 8 funktioniert genauso wie Handys am Exchange-Server: Kontakte, Kalender und Mail per Activesync. Insofern sollte das unter Win 8 gehen.

Christian Just, 2013-03-18 13:33

Irgendwo auf outlook.com ist ein Verweis auf https://secure5.trueswitch.com/hotmail/, über das der Vorgang wohl automatisiert läuft. Aber dafür muss man denen natürlich seine (temporären) Zugangsdaten auf beiden Seiten geben.

Oliver Regelmann, 2013-04-05 16:25

Anstelle VPN lassen sich bei den Netzbetreibern dedizierte APN für ein Unternehmen buchen (Schlagworte CDA = Vodafone, Mobile IP = Telekom). Damit lässt sich für ALLE Endgeräte ein sicherer Zugang zum Unternehmensnetzwerk aufbauen. Und schon kommt man an die gesammelten IT Komponenenten. Sei es Exchange, SharePoint oder andere Intranetlösungen.

Joachim Krone, 2013-04-26 11:16

Hallo,

auch ich bin von gmail auf Outlook.com umgestiegen.
Abstriche: Ja, einige Abstriche gibt es schon, insbesondere wenn man viele Konten auf gmail oder Outlook.com zusammenfasst.
Hier bietet Google mehr und ausgereiftere Detailmöglichkeiten,
so gibt es bspw. (noch) keine Mailaccount-abhängige Signatur bei Outlook.com.
Jedoch übe ich mich in Geduld, sicherlich werde diese Funktionen zukünftig implementiert werden.

Leider werden bei mir die Outlook.com - Unterordner nicht mit dem iPhone synchronisiert.
Sollte hier jemand einen Tipp für mich haben, freue ich mich.

Morris Görke

Morris Görke, 2013-04-26 16:40

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