The productivity pit: how Slack is ruining work

by Volker Weber

Job software like Teams, Slack, and Workplace were supposed to make us more productive. They haven’t.

Maybe someday we will find out that Enterprise Social Networks were a terrible idea as well.

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Comments

Ich habe nie verstanden, warum mehr als ein (elektronischer) Kommunikationskanal für die Produktivität hilfreich sein soll. Wäre es nicht sinnvoller, die E-Mail deutlich weiterzuentwickeln?

Michael Hertlein, 2019-05-01

Nicht mal schwierig. http://five.sentenc.es/

Volker Weber, 2019-05-01

Es schadet definitiv nicht, sein Anliegen auf den Punkt zu bringen.
Ich meinte aber eher so etwas wie bessere Einbindung in Produktivitätstools (Todoist, OneNote) oder gezieltere Kategorisierung...

Michael Hertlein, 2019-05-01

Kommt es dann auch nicht sehr auf den Kontext an? Als teilweise remote arbeitendes Software-Dev Team war unsere Teams Nutzung am Anfang ziemlich katastrophal - es brauchte klare Nutzungsregeln und Disziplin, aber mittlerweile halte ich es für besser als E-Mail (für unseren Anwendungsfall)

Frank Quednau, 2019-05-01

Ja, das übt sich sicher. Kannst du was zu den Regeln erzählen?

Volker Weber, 2019-05-01

Slack übernimmt bei uns drei Funktionen.
1. Informieren der Kollegen bei (spontanem) HomeOffice oder falls man später kommt, sowie über geplante oder spontane Abwesenheit (natürlich ohne den Grund) per eingebundenen Bot aus der Abwesenheit-Anwendung
2. Geburtstagsgrüße per Bot falls der entsprechende Kollege seinen Geburtstag dafür zur Verfügung gestellt hat.
3. Direkte Nachrichten

Gerade ersteres hat für eine einfachere Kommunikation gesorgt. Man weiß einfach, wo der Kollege steckt, wenn er nicht da ist.

Nina Wittich, 2019-05-01

Ich nutze Teams und Slack, teilweise auch Skype for Business.

Ich empfinde alle diese Tools als Segen.

Skype for Business hat funktionierende Telefonie unter Windows, passables instant messaging. Gerade ist bei mir Linux angesagt, also nix Skype for Business...

... aber Microsoft Teams: projekt-bezogene thematische Channels, für geographisch verteilte Teams. Wissen verschwindet nicht in privaten emails. Sogar Telefon geht unter Linux, aber wer telefoniert schon?

Slack - wunderbar für höchst dynamischen Austausch mit einer remote Organisation, die alle auf Slack getrimmt sind.

Alle Tools ersetzen menschlichen Kontakt nicht, manchmal sind andere Kanäle besser. Chatter und Noise müssen in Channels unterbleiben, das darf man gerne in der Kaffeeküche oder so.

Ah, und Email mache ich natürlich auch noch.

Schlussendlich landet Wissen, dass es lohnt zu persistieren, im Wiki.

Stefan Hoffmeister, 2019-05-01

Ich habe schon vor Jahren OCS verwendet, neuerdings Lync/SfB. Das erste in einer internationalen Organisation mit weltweit verteilten Systemen. Ein Segen weil jederzeit ersichtlich war wer da ist und wer tatsächlich verfügbar ist. Kurze Kommunikation zu aktuellen Vorgängen und alles was ausführlicher ist oder mit Dokumenten/Zeichnungen einhergeht per Mail.

Bei den letzten Einsätzen war der Bedarf da, aber Thinclients ohne Autostart Funktion und Mitarbeiter die Angst vor Kontrolle hatten hat dazu geführt das mindestens die Hälfte nie online war. Also alles per Mail oder Anruf, sehr lästigvor allem wenn man weiß das es anders geht.

Teams, Slack oder auch reine Chat Tools sind äußerst hilfreich wenn das Team oder auch einfach nur Ansprechpartner räumlich verteilt sitzen und da reicht schon ein anderes Stockwerk oder Gebäude, nicht davon geredet bei Home Office oder internationalen Organisationen.

Aber erstens müssen alle mitmachen und zweitens mindestens zwei Regeln einhalten, die im Übrigen auch für Mail gelten:

1. Keine Diskussionen oder gar Streitgespräche über diesen Kanal!

Das macht man entweder persönlich oder wenigstens per Telefon um Missverständnisse zu vermeiden die zwangsläufig bei schriftlicher Kommunikation auftreten.

2. Kein unnötiges CC oder die entsprechende Funktion im entsprechenden Tool!

Das erhöht unnötig den Noise Level bei vielen Beteiligten wohingegen eine bewusste Auswahl von Empfängern/Teilnehmern nur einmal Aufwand für einen ist. Das ist wohl das was Stefan mit Disziplin meint.

Sven Semel, 2019-05-01

Geburtstagsgrüße per Bot sind ein Widerspruch in sich. Abwesenheitsmeldungen kann auch Outlook.

Just Christian, 2019-05-01

Es geht nicht darum persönliche Geburtstagsgrüße zu ersetzen, sondern darum sie zu ermöglichen.
Und ich schreibe meinem Kollegen im Nebenzimmer nicht zwingend eine Mail wenn ich kurz was von ihm wissen will.

Nina Wittich, 2019-05-01

Bei uns ist’s aktuell in Teams so:
- Chat Nutzung ist praktisch komplett verschwunden. Es war schlicht zu chaotisch.
- es hat sich eingebürgert pro ‚Story‘ auf dem Kanban Board einen Thread im Channel zu eröffnen. Die replies darin sind dann rein auf diese story bezogen - wer schafft woran, kurze Rückfragen etc.
- pair programming per screen share und call, funktioniert erstaunlich gut.

Kaffeetisch-Gespräche kommen da nicht auf, aber das hat eh nie gut funktioniert. Zweckbezogene Kommunikation klappt aber mittlerweile ganz gut.

Wie immer: YMMV.

Frank Quednau, 2019-05-01

Slack/teams erleichtert das austauschen von projektinfos in verteilten teams doch ungemein, anstatt eMail Crap, und sehr klasse call und screensharing gleich inkludiert. Ja regeln sind notwendig, wie von @frank richtigerweise aufgeführt. Wir leben das mit channels per projekt, alles was mit kommunikation im projekt zu tun hat läuft da. File repository in confluence, mit direkter anbindung zu slack so das keine info verloren geht und jeder weiss wo was zu finden ist.

Ingo Harpel, 2019-05-02

Ha. Man könnte ja fast glauben, daß man in den 90ern überhaupt keine Software entwickeln konnte. Oder nur ganz schlechte. (Spoiler: Sie war besser.)

Kristof Doffing, 2019-05-02

The issue is less rooted in software and more in how people use it. Email is an asynchromous medium. Chat however is a real time stream. If people are expected to interrupt what they are doing to engage incoming messages, you are extremely busy without getting anything done.

Volker Weber, 2019-05-02

Plenty of people out there how think email is a real time medium and expect you to instantly deal with it (and who are baffled when you tell them that you didn't know their email had come in because you have turned off email notifications).....

Armin Grewe, 2019-05-02

That is exactly the point, Volker: productivity decreases due to too many interruptions. I'm always "away" on Skype and have turned off active mail notifications.
I'd like to know how others manage to work an hour at a time without distractions?

Michael Hertlein, 2019-05-03

Log out of any messaging app, close email (unless the information I need is in emails), have turned off email notifications anyway, put on headphones in a partially successful attempt to show that I'm trying to focus (as I'm in an open plan office).

Armin Grewe, 2019-05-03

Disclaimer: I'm the Microsoft Comms Lead for EMEA.

That said, my Team is distributed across the timezone and Teams is a real blessing for us. What I like in particular:
- It reduced the amount of email I receive significantly.
- Much faster for us to align on a topic as a team and to get feedback.
- Certain topics happen in specific "rooms" that have the latest status and docs.
- Video makes you feel more connected and present.

As for all new tools, you need to agree on rules and norms to make it easy for people to use it.

Ben

Ben Lampe, 2019-05-04

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